Tactiq: Colocando anotações de reuniões para trabalhar com IA

Resolvendo o desafio das reuniões remotas

Quando Nick Nikolaiev era uma criança na Ucrânia, ele construiu uma máquina simples de autoaprendizagem usando caixas de fósforos e miçangas coloridas. Nikolaiev era um dos muitos aficionados por ciência da computação que encontraram inspiração nos livros de Martin Gardner, o matemático americano que era mestre em injetar um toque lúdico no mundo dos números. 

"Eventualmente, ele aprende a combinação vencedora e começa a jogar perfeitamente", explica. Em conversas com seus colegas da Tactiq, ele descobriu que muitos deles estavam igualmente fascinados pelo mesmo livro. 

A Tactiq foi fundada na Austrália em 2020 por Nikolaiev e Ksenia Svechnikova. Ela trabalhou anteriormente na Atlassian e se interessou em saber como as muitas reuniões da empresa poderiam ser mais eficientes. 

Ele trabalhou com soluções de produtividade de TI na Europa, nos EUA e na Austrália. Ele estava interessado na tecnologia de fala para texto e familiarizado com os desafios relacionados a reuniões remotas. Como você poderia capturar e compartilhar informações da maneira mais útil possível?

As grandes empresas e determinados setores tinham anotadores dedicados nas reuniões. Mas todos os outros tinham que se virar sozinhos, forçados a tentar se concentrar na conversa enquanto tentavam registrar os pontos mais importantes. 

Acrescente o fato de que todos os envolvidos se lembram da mesma reunião de uma forma ligeiramente diferente, e a comunicação pode ser interrompida rapidamente.  

O enorme potencial da IA

Nikolaiev e Svechnikova perceberam que havia um "enorme potencial" para liberar os participantes para se concentrarem na reunião em si e criar uma única fonte de verdade. Porém, o mais importante é que a IA poderia tornar a reunião mais útil, extraindo os principais pontos e itens de ação.  

"Não se trata da transcrição", explica ele. "A transcrição é uma mercadoria. A conversa é uma fonte de conhecimento, então como passamos do conhecimento implícito para o explícito, do conhecimento não estruturado para o conhecimento estruturado?"

O Tactiq é um complemento para o Google Meet, Zoom ou Microsoft Teams. Ele fornece uma transcrição completa, mas, o que é mais importante, resumos detalhados, com registros de data e hora relevantes, e até mesmo conclusões e principais conclusões.  

Svechnikova, a quem ele chama de "super-humana", projetou, criou protótipos e codificou o MVP em apenas algumas semanas. Atualmente, a Tactiq transcreve e processa dois milhões de reuniões por mês e é usada em empresas líderes, incluindo a Fortune 500 e a ASX50. Em outubro, a empresa obteve um financiamento de US$ 10 milhões da Série A da Flashpoint Ventures, com a participação da Mucker Capital, Antler Elevate e Antler em Sydney.

O poder da IA e o ritmo de seu desenvolvimento são uma parte dessa história de sucesso. Mas a outra é a pandemia da COVID-19 e seu enorme e repentino impacto na forma como todos nós trabalhamos. As reuniões remotas se tornaram a norma da noite para o dia. 

"A COVID foi um acelerador", diz Nikolaiev. "A tecnologia é uma função de etapa, mas também deve haver uma parte comportamental da equação, alguma mudança que permita que as pessoas percebam um novo tipo de comportamento como normal." 

Crescimento rápido

A Tactiq não ajuda apenas as empresas a se comunicarem de forma mais eficaz e eficiente. Ele também torna as reuniões mais acessíveis para pessoas com diversidade neurológica e pessoas que falam idiomas diferentes.

Ela atingiu 10.000 usuários em poucos meses e Nikolaiev diz que seu crescimento inicial se deveu a "muitas pequenas coisas feitas de maneira muito ineficiente". Os cofundadores passavam horas no Twitter, Reddit e YouTube, adicionando comentários a tópicos e vídeos relevantes para promover sua nova ferramenta.

Como uma empresa em crescimento orientada por produtos, eles se concentravam em entender os usuários, aprimorar o produto e interagir com a comunidade. Eles também se beneficiaram de um conhecimento profundo e diferenciado de SEO.  

"Há sempre a tentação de usar um atalho", diz Nikolaiev. "Mas todos os nossos esforços foram em torno do crescimento orgânico. Não tivemos nenhum marketing pago por vários anos, e isso foi proposital."

Quando passaram a fazer promoções pagas, descobriram que o TikTok era um canal muito poderoso. 

Para o lançamento de sua nova extensão para o Chrome, eles adquiriram mais de 150.000 novos usuários com apenas um investimento de US$ 1.820 em influenciadores. Os vídeos com melhor desempenho se concentraram na solução de problemas específicos - como excesso de reuniões - para personas específicas, como gerentes de produtos. 

Mas também houve consequências não intencionais. Um criador do TikTok no México viu uma das colaborações pagas e fez seu próprio vídeo, que se tornou viral na América Latina e gerou milhares de novas inscrições. Um problema: a extensão do Chrome não era compatível com o espanhol, o que fez com que os tíquetes de suporte aumentassem.   

Foi um incidente estressante, mas também uma boa experiência de aprendizado para os cofundadores, que implementaram uma verificação de risco mais robusta para a tomada de decisões.   

"É preciso projetar a organização da mesma forma que se projeta o produto", diz Nikolaiev. Isso se aplica à contratação de novos talentos e à criação da cultura correta baseada no desempenho. 

Eles são adeptos de estruturas para toda a empresa - como a estrutura do ciclo de vida organizacional da Adizes - e para indivíduos, usando a estrutura de desenvolvimento construtivo de Robert Kegan e mapeando traços de personalidade usando a estrutura Big5 OCEAN. 

No entanto, Nikolaiev enfatiza que elas são usadas como "ferramentas para equipar estruturas de pensamento, em vez de instruções passo a passo". 

Mapear como as funções individuais evoluirão é particularmente importante em uma era orientada por IA, em que o ritmo das mudanças é muito rápido. 

Nikolaiev diz que as empresas precisam de características diferentes - empreendedor, administrador, produtor - para diferentes estágios do ciclo de vida da organização.

Eles pensam muito não apenas em como alguém pode contribuir agora, "mas também em como essa pessoa poderá apoiar os planos de crescimento nos próximos seis, 12 e 24 meses".

Eles também precisam de pessoas que possam alternar entre a mentalidade de start-up de hipótese-teste-aprendizado e áreas mais estáveis, onde o "objetivo principal é não quebrar as coisas". 

"Isso dobra o nível de complexidade da contratação", diz Nikolaiev.  

Como cofundadores, eles também devem adaptar sua abordagem de liderança de equipe para equipe em toda a força de trabalho de 24 pessoas, apoiando continuamente o crescimento de 3x ao ano.

"Diferentes partes da organização estão em um nível diferente de maturidade", diz ele. "O maior problema é que o alcance se torna cada vez maior."

Construindo com Antler 

A Tactiq participou do Antler Residency em Sydney em 2020. Nikolaiev diz que tanto ele quanto Svechnikova ouviram, separadamente, coisas boas sobre o programa. "Foi muito útil porque estávamos recebendo boas referências, em paralelo, e de diferentes direções."

Eles viram na Antler uma filosofia "muito semelhante" à sua e uma crença mútua em ideias e equipes de negócios "não convencionais". Nikolaiev também elogia a natureza iterativa do programa Antler e sua capacidade de mudar de acordo com o mercado, as novas tecnologias e a cultura. 

O trabalho com a Antler desenvolveu a compreensão da Tactiq sobre a mentalidade do investidor de capital de risco, com a qual Nikolaiev vê alguns de seus colegas tendo dificuldades ao passar pelas rodadas de financiamento. 

"Tem sido uma boa curva de aprendizado - não deve haver falsas expectativas sobre esse tipo de colaboração", diz Nikolaiev. "Depois, ela se torna muito eficiente e orientada para os resultados. Nossos conjuntos de habilidades que se sobrepõem trazem resultados mutuamente benéficos."   

Ele também premia a posição internacional da Antler. 

"Eles são muito úteis no apoio a empresas em todo o mundo. E isso lhes dá um tipo diferente de crença no que é possível em diferentes regiões geográficas."